إنجازات برامج مشروع تطوير القطاع

برنامج إعادة هندسة العمليات وتبسيطها

تم الانتهاء من دراسة 24 عملية إجرائية بالإدارات المركزية الثلاث التابعة للقطاع بواسطة مركز إعداد القادة لإدارة الأعمال بناء على العقد الموقع بين المركز وبين المشروع وعمل خرائط التدفق الخاصة بتلك العمليات .



تم عقد عدد من الدورات التعريفية بمفهوم الجودة وأساليب التطبيق للعاملين بالقطاع لضمان استمرارية تطبيق العمليات المطورة من قبل مركز إعداد القادة لإدارة الأعمال.



تم تشكيل لجنة ضمان الجودة والتي تتكون من بعض العاملين الأكفاء بالقطاع والذين قاموا بحضور هذه الدورات التعريفية وذلك لتطبيق نظم إدارة الجودة على الادارت المركزية التابعة للقطاع وضمان استمرارية عمليات التطوير حتى بعد انتهاء فترة المشروع .


تم تنفيذ عدد 2 دورة تدريبية متخصصة لفريق ضمان الجودة من قبل مركز إعداد القادة لإدارة الأعمال وهما تكنيك Ishikawa و تكنيك PDCA


بناء على البرتوكول الموقع مع وزارة الدولة للتنمية الإدارية بشأن تنمية وتطوير بيئة العمل بقطاع الشئون الثقافية والبعثات، تم التنسيق مع المهندس/ شريف فؤاد ـ مدير مشروعات هيكلة المؤسسات بوزارة التنمية الإدارية - بشأن تنفيذ وتمويل استكمال إعادة هندسة العمليات بباقي إدارات القطاع ووضع معدلات لأداء الأنشطة المختلفة بالقطاع.


برنامج إعادة الهيكلة والتنظيم الوظيفي

بناء على العقد الموقع بين مشروع تطوير وتحديث قطاع الشئون الثقافية والبعثات ومركز إعداد القادة لإدارة الأعمال،قام المركز بدراسة الهيكل التنظيمي الحالي للقطاع.

قام المركز بتقديم مقترح كامل للهيكل التنظيمي والذي اشتمل على:

"التطوير التنظيمي ـ الاختصاصات التفصيلية للتقسيمات التنظيمية الرئيسية والفرعية ـ الوظائف والعمالة ـ الموازنة والأجور - ضوابط وقواعد استحقاق الأجور المتغيرة"

تم دراسة ما جاء بتقرير مركز إعداد القادة لإدارة الأعمال والموافقة على ما جاء به من حيث المبدأ.

جارٍ حالياً دراسة الخطوات التنفيذية اللازمة لإعادة هيكلة الإدارات التابعة للقطاع طبقاً لتوصيات مركز إعداد القادة لإدارة الأعمال.
بناء على تقرير مركز إعداد القادة، تم إعداد مذكرة للعرض على السيد الأستاذ الدكتور وزير التعليم العالي والدولة للبحث العلمي لفصل إدارة التمثيل الثقافي عن الإدارة المركزية للبعثات لتتبع رئيس القطاع مباشرة تمهيداً لتحويلها إلى إدارة مركزية وتم الموافقة عليها وجار اتخاذ الإجراءات التنفيذية لتنفيذ ذلك.


برنامج نظم المعلومات الإدارية ودعم اتخاذ القرار


مرحلة الإعداد والتحليل المبدئي

تم تقييم الكوادر العاملة في مجال الحاسب الآلي بالقطاع.
تم تقييم المعلومات المستخدمة في الإدارة المركزية للبعثات والتمثيل الثقافي والمطور بواسطة جهاز الخدمة المدنية التابع لوزارة الدفاع.
تم صياغة البنود المرجعية لتدريب العاملين بالقطاع على ICDL .
تم إعداد مخطط للهيكل التنظيمي الخاص باقتراح إنشاء مركز للمعلومات والبرمجيات ودعم اتخاذ القرار بوزارة التعليم العالي.
تم حصر هياكل الأكواد المستخدمة بالإدارات المركزية التابعة للقطاع.
تم تصميم النماذج المطلوبة لإنجاز العمل فى مرحلة التحليل التي اشتملت على" تحليل مهام وحدة تنظيمية ـ تحليل العلاقات البيئية بين الوحدات التنظيمية ـ استمارة تفريغ بيانات نموذج".

مرحلة التحليل التفصيلي والتصميم لنظام المعلومات المستهدف.

تم دراسة تفاصيل الهيكل التنظيمي للقطاع.
تم جمع البيانات الخاصة بتحليل المهام والأعمال التي تتم بكل قسم، إدارة،إدارة عامة،إدارة مركزية.
تم تحليل العلاقات البينية بين الوحدات التنظيمية داخل القطاع وكذلك بينها وبين الجهات الخارجية المتعاملة مع القطاع.
تم حصر النماذج المتداولة داخل الوحدات التنظيمية والهدف من كل منها.
تم حصر التقارير المستخدمة والمتوقع استخدامها.
تم عرض البيانات التي تم تجميعها على المستخدمين ومناقشتها واعتمادها.
تم حصر عناصر البيانات الموجودة بالنماذج والتقارير وإعداد هياكل الأكواد المقترحة وإعداد قاموس البيانات Data Dictionary.
تم إعداد قائمة بالتطبيقات المقترحة لكل الإدارات المركزية الثلاث " 12 تطبيقاً للإدارة المركزية للبعثات والتمثيل الثقافي ـ 10 تطبيقات للإدارة المركزية لشئون الطلاب الوافدين ـ 8 تطبيقات للإدارة المركزية للتعاون الثقافي".

تم تحويل نماذج تحليل المهام والأعمال إلى خرائط تدفق الأعمال Work Flow .
تم إعداد مخططات كيانات البيانات ـ علاقةEntity Relationship Diagram البنية التحتية :
من خلال التنسيق بين إدارة المشروع ووحدة مشروعات تطوير التعليم العالي ـ المجلس الأعلى للجامعات تم توفير عدد(50 ) جهاز حاسب آلي وعدد (20) طابعة ليزر لتنفيذ أعمال ميكنة القطاع مقسمة كالآتي:

(25) جهاز حاسب آلي و(10) طابعات ليزر من وحدة مشروعات تطوير التعليم العالي.
(25 ) جهاز حاسب آلي و(10) طابعات ليزر من وزارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات.
بناءً على البروتوكول الموقع مع وزارة الدولة للتنمية الإدارية تم توفير عدد (1) سيرفر من وزارة الدولة للتنمية الإدارية .
برنامج الحكومة الإلكترونية


البوابة الإلكترونية للقطاع
تم تقييم موقع القطاع على شبكة الإنترنت والموافقة على مقترح شركة Oracleلإنشاء بوابة إلكترونية تخدم المعنيين بالتعامل مع القطاع

تم تقييم مواقع المكاتب الثقافية في الخارج وتفريغ المعلومات الواردة لرئاسة القطاع بشأن الموارد التكنولوجية المتاحة بها، وبناء إطار عام للمواقع الإلكترونية للمكاتب الثقافية بالخارج.

تم تحديد الخدمات الإلكترونية E-services المطلوبة لكل إدارة مركزية بالقطاع وتحديد الإجراءات والبيانات الخاصة بكل خدمة إلكترونية وتحديد متطلبات التعامل مع كل خدمة.

تم حصر النماذج الفعلية المستخدمة للحصول على الخدمة والتعديلات المقترحة لتتناسب مع متطلبات تقنيات بناء البوابات الإلكترونية.
تم دراسة مقترح الشركة المنفذة بشأن واجهة البوابة Graphic Interface.
المواقع الالكترونية للمكاتب الثقافية:

تم دراسة مقترح الشركة المنفذة بشأن إطار العمل Framework الواجب الالتزام به من قبل المراكز الثقافية في الخارج عند بناء مواقعهم الإلكترونية على الشبكة الدولية .

برنامج تنمية قدرات الكوادر البشرية

تم تدريب جميع العاملين بالقطاع على المفاهيم الأساسية لنظم الجودة وأهميتها وكيفية تطبيقها من قبل مركز إعداد القادة.
تم تدريب عدد (11) من العاملين بالقطاع على مفاهيم السكرتارية الحديثة.
تم تدريب عدد (7) من العاملين بالقطاع على إدارة الموارد البشرية.
تم تدريب الإدارة العليا بالقطاع على المفاهيم الأساسية في توظيف نظم وتكنولوجيا المعلومات في الإدارة حيث تم تدريب قيادات القطاع (وكلاء الوزارة ومديري العموم) على مهارات الحاسب الآلي.

تم تدريب عدد 216 من العاملين بالقطاع على المهارات الشخصية وذلك طبقاً للبرتوكول الموقع مع وزارة الدولة للتنمية الإدارية.
تم تدريب عدد 160 من العاملين بالقطاع على مهارات الحاسب الآلي.
برنامج التخطيط والتمويل

تم تفعيل دور الاستثمارات المخصصة للبعثات بخطة 2005/2006 وتم تعديل توزيع تلك الاستثمارات بمخاطبة وزارة التخطيط وتمت الموافقة على:


نقل 25 مليون جنيه من النقد المحلى إلى النقد الأجنبي لتمويل المهمات العلمية القصيرة من 3ـ6 شهور.


تحويل مبلغ 5 مليون جنيه للجامعات لإعداد وتأهيل المبعوثين قبل سفرهم.
تم مخاطبة السيد الأستاذ الدكتور / رئيس مجلس الوزراء للموافقة على شراء الأثاث الخاص بالمبنى الجديد المخصص للقطاع.
تم الحصول على موافقة السيد الأستاذ الدكتور رئيس الوزراء على شراء الأثاث اللازم لتجهيز وتأثيث وإنارة المبنى بمبلغ 7.5 مليون جنيه مصري من التمويل الذاتي بالقطاع من حساب صندوق رعاية الوافدين بخطة العام المالي 2006/2007.


تم الانتهاء من إعداد الخطة الخمسية 2007ـ2012 وخطة الخمس سنوات موزعة على المكونات النقدية والعينية وتم إبلاغها لوزارة التخطيط بعد عرضها على السيد الأستاذ الدكتور الوزير.


تم مخاطبة وزارة التخطيط للموافقة على شراء الأثاث وأيضا للموافقة على تعديل الاستثمارات المخصصة للقطاع بخطة العام المالي 2006ـ2007 بنقل مبلغ 30 مليون جنيه من النقل المحلى الى النقل الاجنبى لتغطية تمويل مبادرة المهمات العلمية.


تم مخاطبة الجهاز المركزى للتنظيم والادارة ووزارة المالية بعد موافقة السيد الاستاذ الدكتور الوزير للنظر فى امكانية الاستعانة بالمستشارين السابق الاستعانة بخبراتهم كمنسقين للادارات المركزية فى مشروع تطوير القطاع بخطة العام المالى 2007/2008.


برنامج ضمان الجودة

تم تنفيذ المرحلة الأولى وهى "مرحلة الدراسة والتقييم" والتي تعد المرحلة الأساسية التي يتوقف عليها كيفية تخطيط وتنفيذ باقي مراحل المشروع والتي تتمثل في النقاط التالية:

تم عقد عدد من الدورات التعريفية بمفهوم الجودة وأساليب التطبيق للعاملين بالقطاع.
تم اعتماد موافقة السيد الأستاذ الدكتور رئيس القطاع على تشكيل لجنة ضمان الجودة واختيار 12 من ممثلي الإدارات.
تم صدور قرار رقم (2) لسنة 2006 بتعيين ممثل لإدارة نظام الجودة ومشرفاً على الفريق.
تم تنفيذ المرحلة الثانية وهى "مرحلة التوعية والتدريب وتهيئة المناخ العام لإنشاء وتطبيق نظام إدارة الجودة " حيث تم تنفيذ عدد 2 دورة تدريبية متخصصة لفريق ضمان الجودة.


تم تنفيذ المرحلة الثالثة وهى " التوثيق " والتي تمثلت في :

إعداد قائمة الوثائق المطلوبة لنظام إدارة الجودة كأحد مخرجات تقرير الدراسة والتقييم.
التنسيق لاعتبار جميع مخرجات تطوير العمليات بالقطاع والتي نفذها مركز إعداد القادة لتكون أساساً لإعداد دليل لكل عملية من العمليات الرئيسية للقطاع والتي سيبنى على أساسها توثيق النظام بالكامل.


إعداد دليل الجودة للقطاع وتم مراجعته وإصداره في شكله النهائي.
الاتفاق على أسلوب توكيد الوثائق ويتم تنفيذه حالياً على جميع الوثائق بالقطاع وسيتم ميكنة وثائق القطاع بالكامل بالتنسيق مع برنامج الميكنة بعد إنهاء هذه الوثائق.

إعداد العمليات والإجراءات الأساسية للنظام وجار اعتمادها وتوزيعها للعمل بها في الإدارات المختلفة بالقطاع:
تم إعداد 21 عملية.
جار إعداد 3 عمليات.

برنامج تحسين بيئة العمل

تم صدور القرار الوزاري رقم 451 بتشكيل لجنة برئاسة رئيس قطاع الشئون الثقافية والبعثات لتأهيل المبنى الجديد المخصص للقطاع بحي السفارات بمدينة نصر تمهيداً لنقل العاملين إليه.

بالمتابعة الدورية تم الانتهاء من إجراءات تعديل المبنى الجديد المخصص للقطاع في فبراير 2007 وجارى إتمام إجراءات الاستلام النهائي له بما يتفق مع المواصفات المحددة.


تم الحصول على موافقة السيد الأستاذ الدكتور رئيس الوزراء على شراء الأثاث اللازم لتجهيز وتأثيث المبنى بمبلغ 5.7 مليون جنيه مصري من التمويل الذاتي بالقطاع من حساب صندوق رعاية الوافدين منها 5 مليون جنيه للأثاث ونحو 700 ألف جنيه لشراء كشافات الإنارة وبعض التجهيزات الكهربائية و أجهزة التكيف.


تم تشكيل اللجان الفنية الخاصة بوضع المواصفات الفنية للكشافات اللازمة للإنارة واللجان الخاصة باتخاذ كافة الإجراءات القانونية للشراء طبقاً لقانون المناقصات العامة وتم عرضها على السيد الأستاذ الدكتور الوزير بعد موافقة السيد الأستاذ الدكتور رئيس القطاع.


تم تشكيل مجموعة من الإداريين بحضور ممثل من كل إدارة مركزية لمتابعة الإجراءات الإدارية اللازمة لتنفيذ خطة النقل للمبنى الجديد.

تم معاينة وحصر الأثاث المناسب الذي يمكن نقله للمبنى الجديد.

تم تشكيل لجنة فنية لوضع المواصفات الفنية اللازمة للأثاث المطلوب شرائه.

كما تم تشكيل اللجان الخاصة ب ( فتح المظاريف ـ البت ـ الاستلام) لاتخاذ كافة إجراءات الشراء طبقا لقانون المناقصة العامة وتم عرضها على السيد الأستاذ الدكتور الوزير.


برنامج تطوير النشر والإعلام

الموقع الالكتروني :

تم نشر إصدار جديد للموقع الإلكتروني يتم من خلاله الإعلان عن البعثات والتدريب للمبعوثين وحركة المستشارين والملحقين الثقافيين والملحقين الإداريين .www.mohe-casm.edu.eg

تم وضع آلية تضمن جودة المعلومات المعلنة على الموقع من خلال تشكيل لجنة تضم أعضاء من كافة الإدارات العامة بالقطاع تجتمع بشكل دوري بصفة أسبوعية لتغذية الموقع بالمعلومات المطلوبة .

البوابة الإلكترونية:

تم نشر إصدار جديد للبوابة الإلكترونية للقطاع من خلال برنامج المعلومات والميكنة ويتم تغذيته بالمعلومات من خلال لجنة الإعلام والنشر نفسها من ناحية إلى جانب تقديمه لخدمات إلكترونية للعاملين والمعنيين بالتعامل مع القطاع من ناحية أخرى .

الموقع الإلكتروني للوافدين :

تم نشر إصدار جديد للموقع الإلكتروني للإدارة المركزية لشئون الطلاب الوافدين يتم من خلاله الإعلان عن أنشطة الإدارة المختلفة في أوساط الطلاب الوافدين والتعريف بالفرص التعليمية المتاحة للوافدين من خلال الجامعات والمعاهد المصرية .

يتم إمداد الموقع بالمعلومات من خلال لجنة الإعلام والنشر.

الموقع الإلكتروني لمشروع التطوير :

تم نشر إصدار جديد للموقع الإلكتروني لمشروع تطوير وتحديث قطاع الشئون الثقافية والبعثات يتم من خلاله التعريف بالمشروع وبرامجه المختلفة والإنجازات التي تحققت بها في الإطار الزمني الموضوع مسبقاً في خطة المشروع والإعلان عن مختلف البروتوكولات الموقعة مع جهات خارجية وكذا الإصدارات التي تم نشرها من خلال المشروع .

نشرة الوقائع الثقافية :

تم إصدار نشرة جديدة غير دورية للقطاع منذ أواخر عام 2005 باسم " الوقائع الثقافية " تشتمل على أنشطة القطاع الثقافية والتعليمية وأنشطة مكاتب التمثيل الثقافي في الخارج التابعة له .


تم تشكيل لجنة لتحرير النشرة مثلت فيها كافة الإدارات العامة بالقطاع مع الاستعانة بأحد الصحفيين في جريدة الأهرام لإعطاء المادة المنشورة صبغة إعلامية تستطيع جذب القارئ لها .


تم إصدار عشرة أعداد من الوقائع الثقافية وجاري إعداد العدد الحادي عشر.


دليل التعليم العالي :

تم إعداد " دليل التعليم العالي بمصر " بشكله المعدل والذي قام بإعداده دار الشروق وتمت ترجمته إلى الإن0جليزية والفرنسية وإصدار نسخة إلكترونية منه باللغات الثلاث وإصدارها على الموقع الإلكتروني الخاص بالقطاع .

دليل الطلاب الوافدين :

تم إعداد " دليل الطلاب الوافدين " بشكله المعدل وتمت ترجمته إلى اللغة الإنجليزية والفرنسية وإصدار نسخة إلكترونية منه باللغات الثلاث تم توزيعها على الطلاب الوافدين في معارض تسويق الخدمات التعليمية التي شارك فيها القطاع بالخارج ( السعودية- اليمن – الإمارات ...).

تم إعداد نسخة مختصرة من الدليل باللغة العربية والإنجليزية والفرنسية تم كذلك توزيعها على الطلاب الوافدين لاستخدامها عند التقدم للجامعات والمعاهد لمصرية

زيارات خارجية للتعريف بإنجازات مشروع تطوير و تحديث قطاع الشئون الثقافية و البعثات:

زيارة جامعة الزقازيق

جاري التنسيق للقيام بزيارات متعددة لباقي الجامعات المصرية خلال الشهور القادمة

قام مشروع تطوير قطاع الشئون الثقافية والبعثات بتقديم تقارير نصف سنوية
HEEPF
عن إنجازات المشروع إلى صندوق ال




From:16 July200 To:16January التقرير الأول

From:1st February 2006 To: 31 July 2006 التقرير الثاني
1st August 2006 To: 31 January 2007 التقرير الثالث
التقرير النهائي